硅谷科技大腕如何應付忙碌日程？

如果你想接受Pinterest工程負責人範麗（Li Fan）的求職面試，那就要等到星期五。

範麗把不同的會議安排在每周的不同時間進行。星期一用來舉行大型小組會議，星期二則進行面對面溝通，星期三和星期四處理特別要求或各種各樣的月度會議。

為什麼要這麼做？她希望在接受新任務時縮短調整狀態所花費的時間。"這讓我在從一個會議前往另一個會議時可以少花些時間來適應新的環境。"她說。

對範麗來說，這種策略至關重要。由於這個擁有數十億張圖片的網站制定的項目日期都很緊張，所以，範麗努力讓該公司舊金山總部的450多名軟件工程師都能與她取得聯繫。她不斷更新手頭數十個項目的最新進度，所以每天都會安排幾段不間斷的時間，每個月還會安排幾次"什麼都能問"的活動，跟員工展開交流。"我從來都不希望自己變得過於忙碌，而無法針對產品、業務和職業發展進行交流。"

範麗並非個例，像她這樣通過各種各樣的策略讓自己每天的生活井井有條的人還有很多。對於一些全世界最忙碌的人來說，使用安全可靠的方法來規劃日程安排，對提升績效至關重要。雖然像他們這樣的大忙人可能有助理、家庭幫傭和隨著他們調整的工作日程，但參考他們如何安排複雜的工作日程，的確可以幫助我們充分利用時間。

空白時段

Squarespace首席執行官安東尼·卡薩雷納（Anthony Casalena）努力讓自己每天都有超過一半的時間沒有任何任務要做，他還專門在日程中安排了一些空白時段。

這些沒有分配的時間段可以用來適應緊急會議或任務，而不必因為意料之外的安排擾亂自己的節奏。為了讓自己的安排有條不紊，卡薩雷納使用了色塊化設計的谷歌日程表來規劃自己全天的日程。這樣一來，他就能輕易看到那些急需填補的缺口。他還會給自己發送提醒郵件，然後將其添加到在線日程表裏。

不光是辦公室，卡薩雷納表示，他在工作之外的很多個人生活也都實現了自動化，包括洗衣和清潔服務、外賣和其他家務活。在工作中，他會以小時為單位保證自己的狀態有條不紊。值得一提的是，他並沒有個人助理。

隔絶干擾

對有的人來說，難點在於對抗各種各樣的干擾因素——包括面對面的對話或電子郵件——這些因素都會傳遞出錯誤的緊迫感，從而佔據你一整天的時間。

對卡薩雷納來說，"收件箱歸零"的做法——到了每天結束的時候，確保剩餘的電子郵件都已經清理完成——使之可以不必淹沒在大量未讀郵件中。相反，一個空空如也的收件箱可以幫助他更好地控制自己的日程安排。"有一些流於表面的結構。"他說。

為了達到收件箱歸零，他會在會議或任務間隙處理電子郵件。他不會讓電子郵件堆積成山，而是會每小時查看幾次郵件，然後在Gmail應用中刪除、回復，或者存檔，以供日後跟進。

到一天結束時，他會確保自己的收件箱裏沒有未讀郵件。在親自處理各種任務時，他會安排一些"專注"時間，不再關注手機。"我不會神經質地盯著手機不放。"他說。

盡可能利用吃飯和通勤時間

對旅行網站GuestToGuest和HomeExchange的首席執行官伊曼紐爾·阿諾德（Emmanuel Arnaud）來說，由於家裏有3個不到7歲的孩子，所以他無法在辦公室裏待到很晚。

他在巴黎的辦公室裏管理加州和克羅地亞的團隊，由於跨越時區，因此保持有條不紊的狀態就顯得至關重要。為了充分利用離開家的每一分鐘，阿諾德開始放棄公共交通工具，改為騎車上班。他可以在騎車時跟同事或董事會成員通話。"當你的身體處於運動狀態時，就更容易展開對話。"他補充道。

阿諾德還會利用午餐和早餐時間開會。在這些正常的休息時間進行面對面的交流或電話溝通，使之可以在進入辦公室之後集中精力關注戰略項目。

為了在全天的工作中滿懷激情，阿諾德回到家後會放慢節奏。他回家之後從來不接電話，也不查看郵件，只會從事那些凖備努力完成的項目，例如給董事會做的展示，或者其他"需要集中精力，不能被人打擾的"情況。

"打了就跑"

在任務間隙留出一些沉思的時間，可以幫助eHarmony首席執行官格蘭特·蘭斯特（Grant Langston）保持一整天的注意力。作為這家加州約會網站的領導者，性格內向的他經常發現，連續召開的會議令人感到精疲力盡。

但他沒有因為要持續不斷地與人溝通而喪失注意力，也沒有因此感受到壓力，而是在每天早晨留下一段獨處時間。他還會在每天的會議間隙再留出兩段休息時間，以便實施他所謂的"打了就跑"的策略。

休息時，蘭斯特仍會關注工作上的任務，但不會跟別人交流。"我必須確保自己回來時能有20分鐘安靜一會兒，或者看看書。"他說。自從擔任首席執行官之後，他就開始採取這種策略。"我手裏拿著紙和筆，呆在那裏思考事情——我不是在消耗精力，而是在體內生成精力。"

（BBC）阿里納·迪茲克 （Alina Dizik）